Ce jeudi 20 juillet 2006, j’ai assisté à une toute grande conférence
sur la méthode qui à bouleverser ma vie au travail et mon organisation en
général. Le contexte est le suivant, un grand hôtel Londonien remplit de
chef(fe)s d’entreprise ou d’équipes de grande entreprise et un orateur, David
Allen, surnommé le gourou de la productivité outre-atlantique. Voici quelques
lignes pour vous expliquer mon voyage et mes découvertes.
Un départ sur les chapeaux de roue
Lundi Matin 5 h 30. Je me prépare pour prendre l’avion à
l’aéroport de Genève. Étant donné que je fais l’aller-retour je ne prends pas
de bagages, je me suis juste muni de mon “Casual work dress” comme dit David
Allen, c’est-à-dire un costume cravate.
Nous décollons à 7 h 00 et le vol se passe bien. Première surprise de
la journée, lors de la descente, il y a trop de trafic sur Gatwick et nous
devons patienter plus de 30 minutes Donc par extension, ça me fait 30 minutes
de retard. Arrivé à Gatwick, le Gatwick Express (le train qui va jusqu’à
Victoria Station) n’a plus d’express que le nom. Je me retrouve donc encore
avec 10 minutes de retard en plus, ce qui monte le tout à 40 minutes
Il est à ce moment-là, 8 h 50 (heure locale) quand j’arrive à la
gare. Je préviens de mon retard (la conférence est à 9 h 00) probable
par téléphone et je prends le métro pour arriver au “The Landmark London”.
L’atmosphère du métro Londonien en été doit être la même que celle d’un four à
pizza lors d’une soirée d’été sur la côte adriatique. C’est un véritable
plaisir. Sr les coups de 9 h 10, j’arrive enfin à l’hôtel où la
conférence à déjà débuté.
Un lieu d’exception
Comme on s’en serait douté, l’hôtel est luxueux, voire très luxueux. Pour
preuve les petites lingettes utilisées comme essuie-main qu’il suffit de lancer
dans une sorte de corbeille à linges sales lorsqu’elles sont un tout petit peu
humides. L’hôtel est particulièrement facile d’accès puisqu’une station de
métro se trouve juste derrière. Comme vous pouvez le voir sur les photos, le
hall est 
passable
ment spacieux. Le repas qui nous a été servi dans “The Empire
room” était très fin. Je me rappelle particulièrement des fusilis au pesto et
aux asperges et des desserts.
La conférence
Comme j’étais en retard, j’ai loupé la présentation de l’entreprise “The
David Allen Company Presentation”. Sur chaque table se trouvait un étui
comportant les éléments suivants :
- Un stylo avec la griffe “David Allen Company”
- Un livre de “Getting Things Done”
- Un paquet de languettes de couleur Post-it
- Un dossier “GTD – RoadMap” ou carnet de route
- Un indicateur de porte “Do not disturb” weekly review in progress
- Un carnet de prise de notes GTD (Mind Sweep)
- Un fil blanc attaché au bout d’un trombone
- Une feuille de “feedback” ou impressions post-présentation
Tout de suite on a pu constater que David Allen à l’habitude de ce genre de
rendez-vous, il est à l’aise, drôle et ne peut s’empêcher de faire un show à
l’américaine quand il parle (particulièrement quand il fait allusion aux
techniques “ninja” en début de première partie). Mais le plus important, c’est
que son discours est cohérent et le matériel mis à disposition (surtout le
RoadMap) est utilisé de façon intelligente. Contrairement à beaucoup, nous ne
découvrons pas le dossier de manière linéaire mais nous sautons de chapitre en
chapitre en fonction des besoins pour découvrir les techniques par des cas
pratiques qui mettent à contribution le public, dont je fais évidemment partie.
Après la première pause, je constate que les personnes présentent ne sont
pas toutes au même niveau de connaissance de la technique GTD.
Certains sont là mais ils n’ont jamais lu les livres. D’autres ont lu
uniquement “Getting Things Done”. Et un troisième groupe, m’incluant, utilise
déjà les techniques et a lu “Getting Things Done” et “Ready for Anything”, le
deuxième livre qui traite plus de conseils pratiques sur les techniques que de
nouvelles informations.
Le plus fort, c’est que personne ne semble être perdu ou ne s’ennuie. La
conférence est axée sur les techniques de GTD mais ne
résume pas le livre, c’est plutôt un très bon complément.
Parlons maintenant de la performance de David Allen, On sent qu’il est
habitué, il a une aisance en public que j’admire et il a une diction de
qualité, de plus il est très décontracté.
Pour ce qui est du support, son PowerPoint était bien utilisé. Peu
d’informations et elles correspondaient au RoadMap mais le PPT
complétait le dossier admirablement bien. En effet, le dossier RoadMap
comportait des parties à compléter idéal pour rester actif lors de la
conférence.
Voici maintenant quelques points, en plus du livre, qui m’ont paru
importants :
- Verbes pour définir précisément des projets simples
- Finaliser / Intégrer / Clarifier / Rechercher / Publier / Distribuer / Optimiser / Apprendre / Mettre en place / Organiser / Créer / Concevoir
- Les deux systèmes de pensée pour “faire les choses”
- Horizontal : Collecter / Traiter / Organiser / Passer en revue / Faire
- Vertical : Actions /Projets / Zones de concentration / Objectifs / Vision / Finalité et valeurs
- L’énérgie vient souvent de période de crise mais elle vient aussi lorsque l’on termine des tâches
bien définies les unes après les autres.
- Le livre GTD est découpé en trois parties distinctes :
- 1) Les différentes techniques GTD en détail
- 2) La façon pour se coacher avec les techniques GTD
- 3) Les résultats et l’énergie produite par la mise en place de ces techniques
- David Allen : “20’000 pieds (20’000 feet) ou la Zone de concentration; c’est là que vous vous posez la question, dois-je me trouver un entraîneur ou un tailleur ?”
- La gestion des e-mails : le bouton “DEL” sur votre clavier est un très bon ami. Toujours avoir sa boîte de réception vide en partant le soir. Avoir 2 dossiers de travail pour les e-mails. 1) @Actions : prend plus de 2 minutes à répondre et doit être agendé et 2) @Waiting for : en attente d’information
La rencontre
J’ai eu l’occasion de remontrer et de discuter très brièvement avec David
Allen. C’est un homme qui respire la joie de vivre, qui est simple et sans
artifices. En plus pour 60 ans, il se porte plus que bien. Finalement son
charisme est évident et impressionnant.
Les goodies
Voici une petite photo de moi et David ainsi que mon livre avec une
dédicace.
La dernière chose, c’est la carte de visite personnelle de David
Allen, him-self, qui m’a été donné dans l’optique de mettre en place quelque
chose avec la partie francophone du globe.
Conclusion
Ce fut une journée chaude dehors et épuisante où j’ai appris beaucoup sur
l’aspect pratique de la méthode. J’ai pu aussi mesurer l’ampleur du phénomène
qui va, j’en suis sûr, être un succès en Europe quand la technique sera
traduite.
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